Ich habe mir jetzt nicht alles genau durchgelesen, gehe aber mal auf die Kernpunkte ein (keine Rechtsberatung und natürlich unverbindlich):
1. Deine eBay-Rechnungen sind keine Zahlungsaufforderungen, sondern lediglich ein Beleg, welcher die bereits erfolgte Zahlung durch den Käufer nachweist.
2. Die eBay-Rechnung kannst du nicht außen vor lassen, da die doch die von dir gezahlten und durch eBay gutgeschriebenen Gebühren & Provision pro Monat aufzeigt. Die brauchst du auf jeden Fall. Auch da würde ich mir keinen Kopf um die Gutschriften machen (Ausgabenminderung). Nimm den Gesamtbetrag der Rechnung als Ausgabe.
3. Geschäftskonto anbinden macht auch keinen Sinn, da für dich relevant ist, was auf deinem eBay-Konto eingeht. Du kannst nicht 5.000€ im Januar umsetzen aber nur 4.000€ von eBay ausgezahlte Beträge als Einnahme verbuchen. Die Einnahme bleibt weiterhin 5.000€. Du darfst als Kleinunternehmer auch keine Einnahmenminderungen durchführen bzw. müsstest du das in deiner Steuererklärung berücksichtigen. Daher lieber Gesamtbetrag (vor Rückerstattung) als Einnahme verbuchen und die Rückerstattungen einfach als sonstige Betriebsausgabe vernünftig dokumentiert verbuchen.
Wie bereits erwähnt, nur mit mindestens PayJoe zusätzlich zwischengeschaltet, wirst du eine "Zahlung-Beleg-Zuordnung" erreichen können. Die einzigen Zahlungen auf deinem Bankkonto, die du in Verbindung mit Belegen von eBay bringen kannst, sind die Auszahlungen und Belastungen. Alles andere findet auf dem Guthabenkonto statt. Diese beiden Bewegungen sind aber vollkommen irrelevant.
Ebay bucht Beträge erst dann vom Bankkonto ab, wenn nicht ausreichend Guthaben vorhanden ist. Dies findest du in den Abrechnungsberichten wieder. Eine Ausgabe ist das allerdings nicht, da der Gesamtbetrag ja bereits als Ausgabe verbucht ist (Beispiel folgt).
Zu den Kontobewegungen, die dich verwirren:
Für dich gilt folgendes: Eine Einnahme entsteht zu dem Zeitpunkt, an dem dir Gelder wirtschaftlich zur Verfügung stehen. Das bedeutet, die Einnahme ist mit dem Zeitpunkt zu verbuchen, an dem Sie auf deinem eBay-Konto gutgeschrieben wird. Du zahlst nämlich Gebühren, Provision, ggf. Shop-Abo und Versandkosten mit diesem Guthaben. Es steht dir also zum Ausgleich offener oder neuer Forderungen seitens eBay zur Verfügung. Dein Bankkonto kann dir im Zusammenhang mit den eBay-Einnahmen und -Kosten absolut egal sein.
Beispiel für Januar:
1000€ Umsatz, 900€ Auszahlung, 200€ Kosten, eBay muss 100€ zum Ausgleich auf 0 von dir abbuchen.
Verbucht hast du:
+1000€ Umsatz/Einnahme
- 200€ z.B. Provision
= 800€ Gewinn (EKP usw. natürlich nicht berücksichtigt)
Würdest du die 100€ nun noch als Ausgabe (ggf. sogar erst im Februar) verbuchen, wäre das ganz einfach falsch, da diese Ausgabe nicht existiert - du hast bereits die vollen 200€ als Ausgabe im Januar verbucht!
Ganz einfach zu prüfen: 900€ Auszahlung - 100€ Abbuchung = 80€ Gewinn.
Es ist also eigentlich einfacher, als du denkst:
Gesamtbetrag deiner Rechnungen, die du an deine Kunden ausstellst MINUS Gesamtbetrag deiner Rechnungen/Belege zu sämtlichen Ausgaben (Gebüren, Rückerstattungen, Werbung, Provision, Versand, Verpackungslizenz, Verpackungsmaterial, Bürobedarf usw.). Ob nun ein Teil dieser Einnahmen erst im nächsten Monat ausgezahlt wird, spielt absolut keine Rolle. Bei Zahlungen mit PayPal müsste das gleiche gelten, da auch dies ein eigenes Konto mit eigener wirtschaftlicher Funktionalität ist.
4. Belege für den Wareneinkauf? Ganz einfach: Eigenbeleg und Zahlungsnachweis (Kontoauszug PayPal oder Bankkonto, etc.). Bei Barkäufen solltest du zumindest bei höheren Beträgen eine Ankaufsquittung ausstellen. Die muss unterschrieben sein. Zusätzlich könntest du noch das Inserat des Verkäufers, ggf. Chatverlauf mit Vertragsschluss dem Beleg hinzufügen (mehrere Seiten pro Beleg sind möglich).
Der Begriff "Wareneingang" bezieht sich eher auf die (digitale) Erfassung und Aufnahme in das Geschäftsinventar/Lager/WWS. Dann gibt es noch den Wareneinsatz, der aber auch vollkommen uninteressant für dich ist. Zur Buchung der Beträge ist bei Lexware das Konto/die Kategorie "Wareneinkauf" zu nutzen
5. Eigene Tabelle ist definitiv machbar und natürlich kostenfrei, jedoch musst du da auch relativ detailierte Angaben machen und der Spielraum für Fehler ist relativ groß. Gerade bei Unsicherheit lohnt sich Lexware. Ein besseres und günstigeres Programm gibt es (für Kleinunternehmer) meiner Meinung nach nicht.
6. Der Steuerberater würde aktuell definitiv günstiger sein, als die Konsequenz falscher Angaben in der Steuererklärung. Er soll ja nicht alles machen, sondern dich nur beraten und ggf. die erste EÜR und Steuererklärung machen, damit du´s einmal gesehen hast und eventuell dann selbst umsetzen kannst. Theoretisch ändert sich bei dir ja nichts, da deine geschäftlichen Prozesse die gleichen bleiben.
Wenn du aber jetzt schon so komisches Gewurschtel hast mit Steuerproblemen und Differenzen, stell das lieber von Anfang an richtig, bevor sich 3 rote Fäden durchziehen. Irgendwie hinbekommen ist nicht. Hier gilt richtig oder falsch. Spätestens, wenn das FA unzufrieden ist, musst du zum Steuerberater und der muss dann rückwirkend alles korrigieren - wenn er das denn überhaupt macht oder machen darf. Auch kann das FA einfach schätzen und du zahlst dann Steuern, die du ggf. gar nicht hättest zahlen müssen.
